Bilgi Yönetimi ve Sistemi

Bilgi çağında her yerde kolaylıkla bulunulan bilginin kurum için anlamlı hale gelmesi bir takım süreçlerden geçmesini gerektirmektedir. Bu anlamda bilgi yönetimi değerli bir faaliyet alanını oluşturmaktadır. Burada mesele sahip olunan örgütsel bilginin değer yaratacak yeni bir bilgiye dönüşüp dönüşmediğidir.

Bilgi yönetimi konusunu incelemeye başlamadan önce bilginin ne anlama geldiğine açıklık getirerek incelemeye başlayalım. Halk arasında bilgi ile birlikte veri, enformasyon gibi ifadelerin gelişi güzel kullanıldığına şahit olmaktayız. Bilgi, örgütsel bilgi ,veri ve enformasyon kavramlarının işletme mantığında ne anlama geldiğine bakalım.

Veri: ham, işlenmeye hazır ama henüz işlenmemiş gerçek ya da sayı, rakam, gibi figürlerdir.

Enformasyon: verilerin karar alma sürecine destek sunacak şekilde anlamlı ve kullanılır bir şeklide islenmesiyle ulaşılan sonucu ifade eder. (Iraz,2005)

Bilgi: anlamlı enformasyon olarak tanımlanır.(Bhatt,2001) Başka bir tanım olarak bilgi; sezgi, anlayış, deneyim ve daha önce elde edilmiş enformasyon üzerine kuruludur. (Daft,2000)

Örgütsel Bilgi: İşlenmiş enformasyonun, yerleşmiş rutinler ve hareket dönüşümü süreçleri olarak tanımlanmakta, örgütsel bilginin, örgütün kültürü, kuralları, ürünleri, süreçleri ve sistemlerini kapsamakta olduğu ifade edilmektedir. (Myers,1996) Daha açık bir ifade ile örgütsel bilgi, araştırma, gözlem veya deneyim yoluyla içselleştirilmiş bir bilgidir.. Bu anlayış örgütsel açıdan anlamlı ve faydalı veriler yoluyla kazanılır.
Bilgi yönetimi, bir örgütte bilgi üretimi, depolaması, organize edilmesi, dağıtılarak yada erişime açılarak paylaşımının sağlanması yoluyla; örgütsel bilgi kaynaklarının düzenlenmesi, etkin bir şekilde yönetilmesi ve kullanılarak örgütsel çıktıların elde edilmesi süreci olarak tanımlanabilir.(Atak,2013) Bu tanıma göre enformasyon yönetimi ise, bilgi yönetimin bir alt unsuru olan süreçlerden birisidir.

Bilgi çağında, bilgi rekabet üstünlüğü elde etmenin yegane anahtarı konumuna gelmiştir. Bu bilginin yeni bilgi yaratacak şekilde teknolojinin her türlü kullanımıyla örgütün her yerine yayılması başarıyı sağlamanın bir aşaması haline gelmiş bulunmaktadır. Gerçektende günümüzde, başarıya ulaşmış örgütler, istikrarlı bir şekilde bilgi yaratan, bu bilgiyi örgütün tamamına yayan ve yenilik yaparak bu bilgiyi yeni teknolojilere, ürünlere, hizmetlere, faaliyetlere ya da süreçlere dönüştürenler olmaktadır.

Bilgi yönetiminin veri yani ham bilgiyi toplama, analiz ve organize etme, depolama ve paylaşma süreci olduğu yukarıda ifade edilmişti. Bu süreç aynı zamanda örgüt dahilinde öğrenme ve paylaşma yoluyla da yeni bilgi yaratılmasına firsat vermektedir.

Belli bir süreç içinde gelişerek devam eden bilgi yönetimi şu basamaklardan oluşmaktadır. (Bhatt, 2001)

Bilginin elde edilmesi (örgüt içi yada dış kaynak)
Bilginin Depolanması (Tasnif ve analiz edildikten sonra)
Bilginin Dağıtılması/ Paylaşılması (İhtiyaç duyan kişi ve birimler)
Bilginin Kullanılması/ Örgütsel Süreçlere uygulanması (Yeni ürün yada örgütsel bilgi üretimi)

Bilgi yönetiminin örgütsel öğrenmeyi da kapsayacak bir süreç olduğu artık bilinmektedir. Bilginin yaratılması, bilginin örgüt bazında yayılması, bilginin içselleştirilmesi ve içselleştirilen bilginin örgüt içinde kullanılmasından oluşan ‘’Örgütsel Öğrenme’’ süreci’’ ile örgütler yeni bilgiler üretebileceklerdir.
Sonuç olarak, Bu gün örgütlerde yeni örgütsel bilgi üretimi, örgütsel öğrenme sürecinde gerçekleşen karmaşık işlemler ve örgüt dışı aktörlerin de içinde yer aldığı etkileşimler neticesinde mümkün olabilmektedir.

Kaynaklar:

Atak M, 2003, ’Bilgi Çağı ve Örgütler üzerine etkileri’, Bilgi Çağında Yönetim, Paradigma Akademi.
Bhatt, G.D.,2001,’’ Knowledge Management In Organization : Examining The Interaction Between Technologies, Techniques, and People’’Journal of Knowledge Management vol: 5, issiue : 1
Iraz,R.,2005,’’İşletmelerde Bilgi Yönetiminin Yenilik ve Rekabet gücü üzerindeki Etkileri’’Atatürk Universitesi Iktisadi ve İdari Bilimler Fakultesi Dergisi, cilt 19,
Daft, R. L.,2000,’’ Organization Theory and Design, Jouth-Western Collage Public, 7th Edition, Ohio,
Myers,P. S.1996, ‘’Konowledge Management and Organizasyonal Design’’, Butterworth-Heinenman, Boston